Membuat schedule yang baik itu sangat penting. Schedule yang sekedar jadi akan kurang bermanfaat dalam pengendalian waktu pelaksanaan proyek. Schedule yang baik, haruslah memiliki kriteria-kriteria tertentu seperti yang telah disampaikan sebelumnya.

KINI HADIR PROGRAM KHUSUS KONTRAKTOR

Telah disampaikan pada tulisan sebelumnya bahwa schedule yang baik haruslah logis dan rasional, feasible, communicative, managable, dan dapat multi functions (Apa Kriteria Schedule yang Baik). Tentu saja tidak gampang untuk membuat suatu schedul yang memenuhi semua kriteria tersebut. Tapi jika sudah jadi, maka akan sangat membantu disamping akan dapat mengurangi pekerjaan lain yang terkait dengan schedulling.

Sebagai petunjuk yang baku, dalam PMBOK disampaikan process flow diagram untuk membuat schedule seperti yang tampak pada gambar flow chart di bawah ini:

Pada flow chart terlihat bahwa schedule development merupakan bagian akhir setelah melewati beberapa rangkaian process yang lain dalam perencanaan. Sehingga sebelum membuat suatu schedule atau master schedule, agar menyelesaikan beberapa tahap perencanaan yang lain berdasarkan gambar flow chart di atas.

Dalam tulisan ini akan diberikan langkah-langkah dalam membuat schedule yang diharapkan akan dapat memenuhi kriteria atas schedule yang baik.

• Gunakan software standart untuk membuat schedule seperti microsoft project atau primavera.
• Item pekerjaan dalam schedule adalah item WBS pada level tertentu yang dianggap layak dan efektif untuk dimanage. Terlalu detail dan terlalu general kurang baik dilihat dari sisi manfaat schedule. Level WBS harus dianggap optimum dari sisi kegunaannya untuk dimanage.
• Item schedule adalah item pekerjaan, bukan item yang lainnya. Gunakan istilah item pekerjaan yang gampang dipahami oleh pihak yang akan menggunakannya dan sesingkat mungkin.
• Grouping disarankan sesuai dengan grouping yang ada pada WBS yang menjadi basis bagi proses perencanaan lainnya. Sehingga terjadi grouping yang seragam yang akan memudahkan proses perencanaan dan monitoring pada knowledge manajemen yang lainnya.
• Memasukkan semua hari libur nasional maupun lokal setempat. Disamping itu juga mempertimbangkan penurunan produktifitas pada masa-masa tertentu seperti musim hujan.
• Setting hubungan antara pekerjaan disarankan sesuai kaidah dan kondisi aktual serta cukup detil. Keterkaitan satu item pekerjaan dengan beberapa item pekerjaan lainnya sebaiknya selengkap mungkin untuk menjamin jika dilakukan proses simulasi, akan terlihat perubahan jalur kritis yang logis dan rasional.
• Memasukkan durasi normal berdasarkan pengalaman pada tiap pekerjaan dengan mempertimbangkan ketersediaan resources dan metode pelaksanaan serta metode pengaturan tenaga kerja dan alat. Sampai pada tahap ini belum dimasukkan time contigency pada pekerjaan yang memiliki ketidakpastian tinggi.
• Menampilkan jalur kritis dalam membuat schedule. Hal ini karena jalur kritis adalah informasi penting pada tiap schedule.
• Menguji tingkat logis-rasional dengan simulasi critical path method yang diubah durasinya beberapa kali. Perubahan durasi dan perpindahan jalur kritis harus diperhatikan saat dilakukan trial-simulasi tersebut. Biasanya akan terlihat hubungan antar pekerjaan yang kurang lengkap atau kurang logis setelah dilakukan trial-simulasi. Adanya hubungan antar item pekerjaan yang tidak logis atau kurang lengkap agar diperbaiki pada tahap ini.

Contoh schedule dengan memperlihatkan critical path

• Lakukan optimasi schedule dengan beberapa cara yaitu memperpendek durasi yang mungkin, memperbaiki metode pelaksanaan, mengurangi lingkup (jika memungkinkan), memodifikasi hubungan ketergantungan, dan teknik lainnya dimana langkah-langkah tersebut tidak menambah biaya. Hasil optimasi ini akan menghasilkan suatu schedule yang optimum dan fit namun masih memungkinkan untuk dilaksanakan.
• Cek kondisi resources. Adanya penumpukan resources dalam waktu tertentu harus dikurangi.
• Hubungkan waktu akhir schedule dengan target waktu yang ada. Jika terdapat float yang cukup memadai (15-25%) dari total waktu pelaksanaan, maka dianggap schedule sudah cukup feasible. Namun jika kurang atau schedule hasil pengembangan lebih lama dari target waktu, maka harus mengulang langkah item no. 8. Dapat ditambahkan langkah-langkah khusus untuk mendapatkan total float yang memadai seperti yang berdampak pada penambahan biaya yang wajar (on budget) seperti menambah jam kerja, menambah jumlah alat dan tenaga kerja, dan tindakan serupa lainnya.
• Tampilan harus diperhatikan. Disarankan membuat garis batas horizontal dan vertikal untuk memudahkan dalam membaca schedule. Warna, jenis, dan ukuran font serta bar chart juga sebaiknya dibuat sejelas mungkin dan eye cathing. Mintalah pendapat rekan kerja yang lain untuk menilai tampilan. Hal ini karena seringkali si Pembuat melupakan bahwa schedule akan dikonsumsi oleh orang lain.
• Setting waktu akan lebih baik dalam satuan hari terlebih para proyek dengan durasi singkat. Jika proyek cukup panjang (>1,5 tahun) dapat dibuat satuan waktu terkecil dalam minggu (week).
• Usahakan membuat schedule terutama master schedule maksimum dalam 2-3 lembar kertas ukuran A3. Semakin sedikit sebenarnya semakin komunikatif. Untuk tujuan tertentu, level WBS dapat dikurangi namun masih cukup detil agar master schedule terlihat lebih simple namun komunikatif serta jelas.
• Presentasikan dan diskusikan draft schedule untuk mendapatkan masukan-masukan dari rekan kerja yang terkait. Selanjutnya schedule direvisi berdasarkan hasil diskusi tersebut.

Langkah-langkah pembuatan schedule yang baik di atas adalah hasil dari pengalaman dan pengamatan selama melaksanakan proyek. Semoga bermanfaat.